Um die Informationspflichten gegenüber unseren Kunden, Teilnehmern und Mitarbeitern gemäß Art. 13 DSGVO zu erfüllen, stellen wir Ihnen hiermit unsere Informationen zum Datenschutz zur Verfügung:
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
vertreten durch den Generaldirektor
Allee nach Sanssouci 5
14471 Potsdam
Telefon: 0331.96 94-292
Telefax: 0331.96 94-106
E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit(at)spsg.de
Kontakt Datenschutzbeauftragter
datenschutzbeauftragter(at)spsg.de
Allgemeines zur Datenverarbeitung
Die Software für die Nutzung von Zoom kann über die Webseite des Anbieters heruntergeladen werden. Beim Aufruf der Webseite ist Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Nutzung von Zoom kann über die Zoom-App erfolgen, indem die Meeting-ID sowie ggf. weitere Login-Informationen eingegeben werden. Ein Aufruf der Webseite ist dann nicht notwendig. Eine vereinfachte Version von Zoom kann ohne Download der Zoom-App im Browser genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die Webseite.
Für weiterführende Informationen:
https://zoom.us/de-de/privacy.html
1. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Bei der Nutzung der der Videokonferenzsoftware werden, abhängig von der konkreten Nutzungsart, verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Dies sind:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (optional), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Metadaten: Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte /Hardware-Informationen
Aufzeichnungen (optional): Videodaten, Audioaufnahmen, Bildschirminhalte, Inhalte des Besprechungschats
Bei Einwahl mit dem Telefon: eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit
2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verwenden Zoom, um Videokonferenzen durchzuführen. Wenn wir Videokonferenzen aufzeichnen wollen, informieren wir im Einzelfall vorab oder im Termin alle Anwesenden und bitte um die Zustimmung. Webinare zeichnen wir grundsätzlich, inklusive der Fragen von Teilnehmern, auf. Sie werden über die Aufnahme im Rahmen der Einladung informiert.
In Einzelfällen werden die Inhalte des Chats protokolliert, um die Ergebnisse einer Videokonferenz zu dokumentieren. Standardmäßig erfolgt keine Protokollierung.
Zoom speichert Nutzungsdaten (Metainformationen zur Besprechung, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren sowie die Umfragefunktion in Webinaren) von registrierten Benutzern bis zu einem Monat.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz (vgl. Art. 22 DSGVO).
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Beschäftigte
Werden personenbezogene Daten der Mitarbeiter der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg verarbeitet, ist § 26 BDSG die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung. In Fällen, in denen Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Art. 6. Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die effektive Durchführung von Videokonferenzen.
Im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten ist § 5 Abs. 1 BbgDSG i. V. m. dem Staatsvertrag über die Errichtung einer "Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg" Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6. Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die effektive Durchführung von Videokonferenzen.
4. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person, die bei der Nutzung von Zoom erstellt werden, werden gelöscht oder gesperrt, sobald die Erfordernis der Speicherung entfällt. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von Zoom und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb von Zoom zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wenn Daten des Videokonferenz nicht zur Weitergabe bestimmt sind, werden diese grundsätzlich auch nicht weiteren Empfängern zur Verfügung gestellt.
Als Dienstanbieter erhält Zoom notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Der Dienstanbieter Zoom verarbeitet grundsätzlich die Daten in Deutschland, insbesondere alle mit einem Meeting in Zusammenhang stehenden Daten. Es ist aber nicht auszuschließen, dass bestimmte Daten in der USA verarbeitete werden.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht gemäß Art. 16, 17 und 18 DSGVO.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Datenschutzhinweis für Video-Meetings